Agenți

  • Prima pagină
  • Noutăți
  • MICE în cadrul companiei Join UP!™: anticiparea dorințelor și adaptarea la circumstanțe

MICE în cadrul companiei Join UP!™: anticiparea dorințelor și adaptarea la circumstanțe

Cum arătau evenimentele corporative acum un sfert de secol și cum se schimbă ele acum? Ce diferențiază Join UP!™ în domeniul turismului de evenimente și organizării acestora? Și cum poți asigura ca un eveniment să se desfășoare conform planului, indiferent de circumstanțe? Pentru răspunsuri, ne-am adresat șefului departamentului MICE.* Taras activează în acest domeniu din 2004 și ne-a împărtășit câteva istorii din experiența sa.
Taras
Dovgaliuk
Șeful departamentului MICE, Join UP!™

CUM MICE A ÎNCEPUT ȘI A AJUNS ÎN FORMA PE CARE O CUNOAȘTEM

Întâlniri profesionale și evenimente, activități educaționale și de divertisment, conferințe, expoziții și târguri. Sună de parcă ar fi fost dintotdeauna așa, însă dezvoltarea activă a MICE — organizarea de evenimente de afaceri și turism corporativ — a început pe la mijlocul anilor 2000.

Corporațiile multinaționale, odată cu investițiile lor, au adus o nouă cultură a evenimentelor corporative. Acestea organizau cursuri de formare pentru angajați, activități de team building și prezentări, iar alte companii le-au urmat exemplul. Activitatea organizațiilor internaționale, precum ONU, OSCE și USAID**, a dus, de asemenea, la frecvența conferințelor, întâlnirilor oficiale, susținerilor publice de proiecte și alocării de granturi.

În 2007, un exemplu emblematic de eveniment comercial a fost prezentarea primului iPhone, dar câțiva ani mai târziu, evenimentele spectaculoase au început să apară nu pe rând, unul câte unul, ci ca niște focuri de artificii. Rețelele sociale, precum YouTube și Instagram, au contribuit în mod semnificativ la popularizarea și răspândirea informațiilor despre „cum poate fi,” crescând astfel cerințele pentru organizarea de evenimente.

În anul 2010, au apărut primele hackatons. Spre deosebire de evenimentele de afaceri clasice, acestea aveau un format sub formă de joc, care încuraja interacțiunea intensă și strânsă între specialiști pentru a rezolva probleme de afaceri. De asemenea, au început să se răspândească turneele de sporturi cibernetice (De altfel, din 2024, sportul cibernetic a fost recunoscut ca disciplină olimpică. Anul viitor, în Arabia Saudită, vom asista la primul sezon al acestei competiții).1

Dezvoltarea MICE nu a urmat o traiectorie liniară. De exemplu, în timpul pandemiei de Covid-19, au trebuit inventate noi modalități de a reuni oamenii în regim online și de a le capta atenția. Iar când, în cele din urmă, conferințele la distanță și transmisiunile concertelor au devenit obișnuite, granițele s-au redeschis și a fost necesar un nou format hibrid: care să fie atât live, cât și cu toate facilitățile digitalizării.

Schimbarea generațiilor și tendințele în turismul de evenimente

Dacă MICE ar fi o companie, milenialii ar deține majoritatea acțiunilor: acum au între 26 și 40 de ani, majoritatea au o carieră activă și au atât nevoia, cât și posibilitățile de a participa la diverse evenimente. Însă, ceea ce îi satisface complet pe ei devine treptat insuficient și nepotrivit pentru generația Zoomers, și cu atât mai mult pentru generația Alpha. Din acest motiv, industria se schimbă.

  • Participarea personală la proces devine tot mai importantă. Conferințele și expozițiile industriale implică activ publicul, astfel încât participanții nu doar să asculte o serie de speakeri, ci să poarte discuții, să testeze noi oportunități, servicii sau produse, să primească o formă reală de interacțiune.
  • Oamenii apreciază mai mult experiențele unice decât ceea ce pot aduce acasă. La urma urmei, certificatele, biletele, suvenirurile și fotografiile nu pot înlocui sentimentul de a face parte din ceva mai grandios — cum ar fi, de exemplu, un eveniment corporativ într-una dintre cele mai populare stațiuni sau un concert al formației preferate. Nu este de mirare că turismul muzical este atât de popular în prezent, iar fenomenul Taylor Swift este dovada vie a acestui lucru.
  • Din ce în ce mai multă atenție la detalii. De exemplu, organizatorii iau în considerare preferințele gastronomice ale participanților, oferind opțiuni vegane, fără gluten și alte variante speciale. Tot mai des se renunță la vesela din plastic în favoarea celei reutilizabile sau compostabile de unică folosință. Este o etică pe care o poți simți.

Crește numărul de noi motive pentru întâlniri și sărbători. În trecut, alegerea era mai mult sau mai puțin standard: pentru o companie – o petrecere corporativă anuală clasică cu un raport obligatoriu, o întâlnire cu partenerii, o instruire. Pentru o persoană – o nuntă, nașterea unui copil, o promovare esențială la locul de muncă, de exemplu. În prezent, 83% dintre membrii generației Zoomers sunt îngrijorați de faptul că trebuie să parcurgă, să sărbătorească și chiar să arate altora aceste etape tradiționale ale vieții.2 În schimb, ei inventează altele noi — cum ar fi petreceri în cinstea concedierii sau divorțului. Știați că, în ultimii doi ani, numărul căutărilor pe Google pe tema divorțului a crescut cu aproape 70% la nivel global,3 iar căutările pe Etsy privind sărbătorirea desfacerii unei căsnicii au crescut cu 266%?4 Unii turiști organizează chiar ceva asemănător unei călătorii în „lună de miere” în onoarea despărțirii.5 În lumea corporativă, se organizează evenimente pentru a marca încheierea unei colaborări sau a unui proiect pe termen lung și evenimente menite să susțină sănătatea mintală și bunăstarea angajaților.

A AVUT LOC ȘI ACEASTĂ SITUAȚIE

În toți acești ani de activitate în cadrul MICE, am întâmpinat tot felul de situații! Odată, am organizat logistica pentru 4.000 de participanți, iar altădată am cazat 2.500 de persoane care au venit să sărbătorească aniversarea unei companii. Sau, de exemplu, în Turcia am organizat o conferință pentru aproximativ 600 de persoane din 9 țări. Programul a inclus activități de team building, excursii și o cină de gală cu un maestru de ceremonii profesionist.

Partenerii și implementatorii de încredere sunt foarte utili pentru a răspunde vigilent în momentul în care circumstanțele se schimbă. Cum arată acest lucru în practică? Odată, am organizat în Londra o prezentare de noi produse pentru unul dintre cei mai mari producători de electronice din lume. În ultima zi a evenimentului era programată o cină de gală, dar cu 6 ore înainte, în restaurant a izbucnit un incendiu. Din fericire, era parte dintr-un lanț de restaurante și fiind preocupat de reputația sa, am reușit să mutăm cina într-un alt local din aceeași rețea, aflat în apropiere. Partenerii au organizat rapid totul, au servit mâncărurile și băuturile conform meniului convenit, iar toți oaspeții au fost mulțumiți.

Detaliile, la fel ca notele de subsol scrise cu litere mici într-un contract, pot influența semnificativ desfășurarea unui eveniment. Prin urmare, trebuie să fii foarte atent și să verifici personal multe aspecte. Iată un exemplu. Cu câțiva ani în urmă, a trebuit să organizez o conferință pentru mai mult de 550 de participanți. Locul unde urma să aibă loc întâlnirea principală era accesibil printr-un drum îngust care urca pe dealuri abrupte. Pentru a transporta participanții la locul desfășurării și înapoi, intenționam să rezervăm 11 autobuze cu o capacitate de 50-55 de persoane fiecare. Am decis să parcurg traseul preventiv pentru a estima cât timp va dura transferul și pentru a verifica dacă autobuzele pot circula pe acel drum. S-a dovedit că garda la sol a autobuzelor era prea mică pentru a coborî pe pavajul alunecos și exista riscul să rămână blocate. Am comandat alt mijloc de transport și totul a decurs conform planului.

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOTUL

MICE în cadrul companiei Join UP!™ a fost delimitat ca o expertiză separată încă de la începutul activității companiei. Am acumulat contacte de parteneriat și o bază extinsă de hoteluri în multe destinații turistice. În țările de destinație, avem acorduri cu antreprenori care pot prelua cea mai mare parte a sarcinilor de organizare a evenimentului.

Pentru a da curs unei solicitări, este suficient să definim trei variabile: bugetul, cererea (de ce este organizat acest eveniment: pentru a învăța ceva, pentru a energiza echipa, pentru a se distra) și atmosfera. Fiindcă unii își imaginează recuperarea emoțională ca pe un festival zgomotos, iar alții — ca pe un refugiu liniștit.

Managerul discută toate detaliile cu agentul, iar apoi agentul transmite informațiile clientului. Trebuie să se acorde aprobarea planului de eveniment, să se confirme foaia de parcurs, riderii și serviciile suplimentare. De fiecare dată, sunt necesare ajustări, dar în cele din urmă, finalizăm planul evenimentului și organizăm tot ce este necesar.

Putem concepe de la zero un program, putem invita vedete și prezentatori pentru un eveniment plin de energie — și de asemenea putem organiza un eveniment relaxant, cum ar fi o activitate tematică în aer liber cu sesiuni foto, o petrecere corporate sau o conferință cu speakeri interesanți și activități comune. Dacă timpul permite, suntem pregătiți să acționăm ca agenție de evenimente — mai cu seamă în EAU, Turcia, Egipt. Iar dacă la eveniment se adună un grup mare, îi putem însoți de la începutul turului până la finalizarea acetuia.

Ne străduim să anticipăm dorințele clienților, să evităm eventualele dificultăți și să evităm cazurile de forță majoră. Până la urmă, avem un scop comun cu clienții noștri: să ne asigurăm că evenimentul a decurs cât mai fidel planului și că toți participanții s-au simțit confortabil. Aveți o solicitare? Scrieți-ne la: [email protected]

*Aici și în continuare, MICE se referă la Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions, o industrie de servicii dedicate organizării întâlnirilor, conferințelor și altor evenimente.
**din eng. United States Agency for International Development — Agenția Statelor Unite pentru Dezvoltare Internațională.
***Conform statisticilor interne.
1 https://olympics.com/ioc/news/ioc-enters-a-new-era-with-the-creation-of-olympic-esports-games-first-games-in-2025-in-saudi-arabia
2 Conform Relate Charity 2022 https://www.relate.org.uk/get-help/milestone-anxiety-rise-among-millennials-and-gen-z
3 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/
4 https://www.marieclaire.co.uk/opinion/divorced-girl-summer
5 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/

Ultimelele știri

Important